In der Benutzerverwaltung können Sie Benutzer für Ihre Organisation anlegen, löschen und bearbeiten. Beachten Sie, dass die Optionen zur Arbeitszeit und Abrechnung erst ab der Produktvariante „TimeTracker Standard“ zur Verfügung stehen.

Aktionen #

Wenn Sie die Benutzerverwaltung öffnen, wird Ihnen eine Liste aller bereits vorhandenen Benutzer angezeigt. Sie können über die Menüleiste am oberen Rand der Liste folgende Aktionen durchführen:

• Einen neuen Benutzer hinzufügen
• Einen vorhandenen Benutzer bearbeiten
• Einen vorhandenen Benutzer löschen

Das Bearbeiten eines Benutzers können Sie auch durch einen Doppelklick auf eine Zeile durchführen.

Des weiteren stehen Ihnen die Aktionen ‚Bearbeiten‘ und ‚Löschen‘ auch über Buttons am rechten Rand der Tabelle zur Verfügung. Der Button „ZUM ZEITKONTO“ öffnet das Arbeitszeitkonto des entsprechenden Benutzers.

Benutzer Hinzufügen/Bearbeiten #

Die beiden Aktionen Hinzufügen und Bearbeiten öffnen beide einen Dialog, in welchem Sie die Benutzerdetails bearbeiten können:

Die Eingabemaske des Dialogs ist weitgehend identisch mit den Bereich „Benutzerinstellungen“, in dem ein Benutzer seine eigenen Benutzerdetails einsehen und bearbeiten kann.

Personendaten #

In diesem Bereich können Sie folgende Einstellungen vornehmen:

Personalnummer, Vorname, Nachname und Anzeigename #

Der Anzeigename eines Benutzers ist die Form des Namens, die an den allermeisten Stellen in der Software zur Identifizierung angezeigt wird. Sollten Sie z.B. mehrere MitarbeiterInnen mit selben Vor- und Nachnamen haben, können Sie den Anzeigenamen dennoch entsprechend unterschiedlich wählen. Generell sollte der Anzeigename eindeutig sein und auf den Angestellten schließen lassen. Sie können auch eine Kurzform der Namen wählen, wie z.B. „M. Mustermann“

An alle Anderen Daten (Personalnummer, Vorname, Nachname) bestehen keine besonderen Anforderungen.

E-Mail #

In dem Moment, in dem Sie eine E-Mail Adresse für einen Benutzer eintragen, bekommt dieser auch Zugang zur Web-App. Er erhält seine Zugangsdaten vom System per Mail an die eben angegebene Adresse gesendet und kann sich ab sofort anmelden. Wenn Sie die Mail Adresse eines bestehenden Nutzers ändern, muss dieser ab diesem Zeitpunkt auch die neue Adresse nutzen, um sich am System anzumelden.

Wenn ein Benutzer keine E-Mail Adresse hat, sich also nicht am System anmelden kann, so kann er dennoch Zeiten über die TimeBox buchen.

Benutzer ist Administrator #

Wenn Sie diese Option für einen Benutzer aktivieren, hat dieser Ebenfalls Zugang zum Bereich aller Abrechnungsdaten und Einstellungen für Ihre Organisation. „Normale“ Benutzer (ohne Administratoroption) haben nur Zugang zu Ihren eigenen Zeiten und Daten.

Eintrittsdatum #

Das Eintrittsdatum des Benutzers legt fest, ab welchem Zeitpunkt Sollarbeitszeiten, Urlaubsansprüche usw. für den Benutzer berechnet werden. Sollte das Eintrittsdatum des Benutzers VOR dem „Startdatum der Zeiterfassung“ (in den Firmeneinstellungen) liegen, werden die Wert entsprechend ab dem Startdatum der Zeiterfassung berechnet.

TimeChip ID

Hier können Sie dem Benutzer einen TimeChip zuweisen. Ein klick auf den Pfeil an der rechten Seite des Eingabefelds öffnet eine DropDown Liste mit allen noch verfügbaren TimeChips Ihrer Organisation. TimeChips, welche bereits einem Benutzer zugewiesen sind, werden hier nicht mehr angezeigt. Die TimeChip ID ist die Zechenfolge, welche auf dem Laben des TimeChips zu lesen ist.

Arbeitszeiten #

In diesem Bereich können Sie die Arbeitszeiten des Benutzers konfigurieren.

Benutzer hat individuelle Arbeitszeiten #

Wenn diese Option gesetzt ist, können Sie alle folgenden Einstellungen für den Benutzer setzen. Ansonsten werden die Standardwerte Ihrer Organisation genutzt, welche Sie im Bereich „Firmeneinstellungen“ tätigen können.

Wöchentliche Arbeitszeit und Urlaubstage #

Hier können Sie die Wöchentliche Arbeitszeit des Mitarbeiters in Stunden eintragen. Hieraus und aus den regelmäßigen Arbeitstagen errechnet der TimeTracker die tägliche Arbeitszeit. Diese Werte werden dann zur Berechnung der Sollarbeitszeiten und des Arbeitszeitkontos genutzt.

Ebenso können Sie hier den Urlaubsanspruch des Benutzers festlegen. Der Urlaubsanspruch des Benutzers in seinem Eintrittsjahr richtet sich nach der gesetzlichen Regelung (Bei Eintritt im 1. Halbjahr voller Urlaubsanspruch, im 2. Halbjahr anteiliger Anspruch)

Regelmäßige Arbeitstage #

Hier können Sie die regelmäßigen Arbeitstage des Mitarbeiters festlegen. Diese werden benötigt um die tägliche Arbeitszeit zu berechnen und festzustellen, welche gesetzlichen Feiertage für den Benutzer von der Sollarbeitszeit abgezogen werden.

Gehalt und Abrechnung #

In diesem Bereich können Sie alle Abrechnungsrelevanten Informationen für den Benutzer festlegen.

Festgehalt und Stundenlohn #

Wenn Sie die Option „Benutzer hat Festgehalt“ aktivieren, wird für den Mitarbeiter das angegebene Festgehalt abgerechnet und damit die monatlichen Sollarbeitsstunden als abgegolten gewertet.

Wenn Sie diese Option NICHT aktivieren, können Sie einen Stundenlohn eintragen. Das Grundgehalt wird dann aus der Anzahl der Sollstunden im Monat (inkl. Feiertage an regelmäßigen Arbeitstagen, genommener Urlaub und Krankheitstage) berechnet.

Überstundenregelung #

Sie können in diesem Bereich ebenfalls festlegen, wie der TimeTracker die Überstunden für den Benutzer Abrechnet. Die „Vergütung pro Überstunde“ ist der Lohn, der pro abgerechneter Überstunde ausgezahlt werden soll und ist Vorausetzung für die weiteren Funktionen.

Wenn Sie die Option „Überstunden automatisch Abrechnen“ nicht aktivieren, lässt der ProducitnInsight TimeTracker alle Überstunden einfach auf dem Arbeitszeitkonto des Mitarbeiters stehen. Wenn Sie in diesem Fall Überstunden auszahlen wollen, dann müssen Sie dies über die Funktion „Manuelle Buchung auf Stundenkonto“ im Stundenkonto des Benutzers durchführen. Auch manuelle Buchungen tauchen in der Monatsabrechnung auf.

Wenn Sie die Option aktivieren, dann gleicht der TimeTracker bei der Monatsabrechnung das Stundenkonto des Mitarbeiters automatisch aus und zahlt Überstunden aus. Sie können unter „Zeitkonto Zielwert“ eine Anzahl von Stunden eintragen, die auf dem Arbeitszeitkonto des Benutzers verbleiben soll.

Beispiel:
Der Benutzer Max Mustermann hat einen Zeitkonto Zielwert von 20 Stunden und eine Überstundenvergütung von 20€ pro Stunde. Er beginnt am 1. Januar für das Unternehmen zu arbeiten. Im Januar arbeitet er 14 Stunden mehr als seine Sollarbeitszeit. am 1. Februar weißt sein Stundenkonto ein plus von 14 Stunden auf, die Abrechnung erstellt keinen Überstundenausgleich.
Im Februar arbeitet er wieder 12 Stunden mehr als seine Sollarbeitszeit. Am 28.2. nach Arbeitsschluss hat er somit ein Saldo von 36 Stunden auf seinem Zeitarbeitskonto. 
Wenn Sie nun die Abrechnung für Februar durchführen, bucht der TimeTracker 16 Stunden ab und zahlt 320€ für diese aus. Am 1. März verbleibt Herrn Mustermann der eingestellte Zielwert von 20 Stunden auf seinem Zeitkonto.