Erster Login & Einrichtung Ihrer Firma #
Nachdem Sie sich erfolgreich registriert haben, erhalten Sie eine eMail mit ihren Zugangsdaten. Sie können sich mit diesen jetzt auf https://timetracker.productioninsight.de/authentication/login anmelden.
Sie werden beim ersten Login dazu aufgefordert, Ihr temporäres Passwort zu ändern. Nach dem eEnloggen sehen Sie auf der rechten Seite das Hauptmenü. Dieses ist in zwei Bereiche unterteil. Der obere trägt als Überschrift Ihren Benutzernamen und enthält alle Funktionen (Abhängig von der Produktvariante) zur Zeiterfassung. Dieser Bereich ist für jeden Benutzer sichtbar.
Der untere Bereich des Hauptmenüs trägt als Überschrift den Namen Ihrer Firma. Dieser enthält alle Funktionen zur Verwaltung der Firma und zur Auswertung Ihrer Mitarbeiter (Abhängig von der Produktvariante). Dieser Ist nur für Administratoren sichtbar.
Nach dem Sie sich angemeldet haben, öffnen Sie den Menüpunkt „Firmendaten“ um die Einrichtung Ihrer Firma abzuschließen:
Name und Adresse der Organisation #
Im oberen Bereich können Sie Ihre Kontakdaten Pflegen. bitte halten Sie diese Informationen stets aktuell, da diese auch für die automatische Rechnungsstellung benötigt werden.
Sie können hierauch Ihre Kontakt eMail Adresse ändern allerdings wirkt sich dieses nicht auf Ihren Login aus. Wenn Sie die eMail Adresse, mit der Sie sich am System anmelden ändern möchten, müssen Sie dies in der Benutzerverwaltung tun und die Mailadresse Ihres eigenen Benutzers anpassen.
Bundesland #
Bitte vergessen Sie nicht, Ihr korrektes Bundesland mit der entsprechenden Feiertagsregelung auszuwählen. Die Auswahl des Bundeslands ist Voraussetzung für eine korrekte Ermittlung der Sollarbeitsstunden.
Lizenzstatus ermitteln & ändern #
Im Abschnitt „Abonnement“ der Firmendaten finden Sie Informationen über Ihr Abonnement. Sie können Ihre Produktvariante und den Status Ihrer Benutzerlizenzen einsehen. Jeder Benutzer, der Zugriff auf den TimeTracker hat, benötigt eine Lizenz. Falls Sie mehr Benutzer anlegen, als Sie Lizenzen gebucht haben, wird die Zeiterfassung deaktiviert. Es können dann weder über das WebInterface noch über die TimeBox neue Arbeitszeiten erfasst werden.
Um Mehr oder Weniger Lizenzen zu buchen oder die Produktvariante zu ändern, können sie das Kundenportal über den entsprechenden Button erreichen.
Hier können Sie über „Plan ändern“ Ihe Abonnement anpassen und die Anzahl der Benutzer erhöhen oder verringern können.
Außerdem finden Sie im unteren Bereich der Seite Ihre Rechnungshistorie, wo Sie ihre Rechnungen herunterladen können.
Anlegen von Mitarbeitern #
Unter dem Menüpunkt „Benutzerverwaltung“ können Sie Ihren eigenen Benutzer verwalten und Angestellte hinzufügen. Durch einen Klick auf „Bearbeiten“ oder durch doppelklicken einer Zeile in der Tabelle können Sie einen Benutzer bearbeiten. Durch einen Klick auf „Hinzufügen“ können Sie einen neuen Benutzer anlegen. in beiden Fällen erscheint der folgende Dialog
Sie können für jeden Benutzer Vor-, Nach und Anzeigename angeben. Der Anzeigename ist die Form des Namens, welche an den meisten Stellen in Auswertungen und bei Buchungen auf der TimeBox angezeigt wird. Dieser sollte möglichst eindeutig für jeden Benutzer sein. Außerdem können Sie eine Personalnummer für Ihre interne Verwendung vergeben .
Sie haben außerdem die Möglichkeit, eine eMail Adresse für einen Mitarbeiter anzugeben. Wenn sie eine eMail Adresse angeben, dann erhält der Benutzer an diese Adresse eine Nachricht mit seinen persönlichen Zugangsdaten zum System. Er kann sich hiermit im TimeTracker anmelden und über die Weboberfläche Zeiten buchen. Benutzer ohne eMail Adresse können nur über die TimeBox Zeiten buchen.
Um über die TimeBox buchen zu können, benötigt der Mitarbeiter einen TimeChip (RFID-Schlüsselanhänger). Sie können über das entsprechende Feld „TimeChip ID“ den Chip auswählen, den Sie dem Mitarbeiter übergeben. Es werden in der Liste nur verfügbare Chips angezeit.
Beachten Sie auch das Eintrittsdatum des Benutzers. Wenn Sie neu mit der TimeTracker ZeitErfassung starten, dann solltenSie das Eintrittsdatum auf den Tag setzen, an dem Ihre MitarbeiterInnen mit der Zeiterfassung beginnen. Ab diesem Tag wird die SOLL-Arbeitszeit ermittelt.
Wenn Sie ein bestehendes Stundensaldo in das Arbeitszeitkonto (ab TimeTracker Standard verfügbar) buchen wollen, dann können Sie das über die Stundenkontoansicht des Benutzers tun. Sie gelangen zu dieser über den Button „ZUM STUNDENKONTO“ in der Benutzerliste. Dort finden Sie im oberen Bereich einen Button „MANUELLE BUCHUNG AUF STUNDENKONTO“ über den Sie eine Stundengutschrift erstellen können.
Zeiten Buchen #
In der rechten oberen Ecke befindet sich der Start/Stop Button, über den Sie die Zeiterfassung starten und stoppen können.
Sobald Sie den Button drücken, wechselt die Beschriftung von „ARBEIT STARTEN“ zu „STOPPEN“ und zusätzlich wird angezeigt, wie lange die aktuelle Zeiterfassung läuft. Ein wiederholter Klick auf „STOPPEN“ beendet die Zeiterfassung und die Buchung wird gespeichert.
Unter dem Menüpunkt „Meine Zeiten“ können Sie eine Liste mit den letzten Buchungen aufrufen. Über die Menüleiste der Liste können Sie auch manuell neue Einträge erfassen, bestehende Einträge bearbeiten oder löschen und sich die angezeigte Liste als PDF exportieren.
Bestellen von TimeBoxen und TimeChips #
Wenn Sie zu Ihrem TimeTracker eine TimeBox bestellen möchten, so können Sie dies über den Menüpunkt „Firmendaten“ tun. Sie finden hier nicht nur das Kundenportal zur Verwaltung Ihres Abonnements, sondern auch einen Bereich der Ihnen Informationen zu Ihren TimeBoxen und TimeChips gibt.
Hier befindet sich auch ein Button „TimeBoxen oder TimeChips bestellen“. Ein Klick auf diesen bringt Sie zum Bestellformular. Sie können hierüber die gewünschten Mengen bestellen. beachten Sie: Einer TimeBox liegen automatisch 10 TimeChips bei.
Nach erfolgreicher Bestellung erhalten Sie per Mail (an die Firmenkontaktadresse) eine Bestellbestätigung mit einem Link zu Ihrer Rechnung.
Sie erhalten die TimeBox schon fertig für Ihren Account eingerichtet und mitbestellte TimeChips werden Ihrem Konto automatisch hinzugefügt, sobald die Bestellung versendet wird.