01 / ANMELDEN
Den eigenen Chip auflegen.
Die App erkennt den zugeordneten Chip und öffnet das persönliche Portal. Je nach Einrichtung startet die Anmeldung automatisch oder nach Bestätigung.
MITARBEITERPORTAL · RFID-LOGIN
Mitarbeiterportal per RFID.
Am gemeinsamen PC.
Auch Mitarbeitende in der Fertigung können Urlaub beantragen, Zeiten prüfen und offene Punkte klären. Am gemeinsamen PC-Terminal öffnet der zugeordnete RFID-Chip den persönlichen Zugang.
DIREKT DORT, WO SIE ARBEITEN
Chip auflegen.
Portal nutzen.
Ein eingerichteter Windows-PC mit passendem RFID-Leser und der TimeTracker RFID-Login-App wird zum gemeinsamen Zugang für Ihre Mitarbeitenden.
02 / ERLEDIGEN
Den Chip auf dem Leser lassen.
Während der Nutzung bleibt der Chip aufgelegt. Mitarbeitende können Urlaub beantragen, Buchungen und Zeitkonto prüfen sowie offene Aufgaben öffnen.
03 / ABSCHLIESSEN
Chip abnehmen. Fenster zu.
Beim Entfernen schließt die App das Portalfenster und stößt die Beendigung der RFID-Sitzung am Server an. Danach ist das Terminal für die nächste Person bereit.
Die wichtigen Stellen im Detail
1Den Resturlaub direkt sehen
Anspruch, genehmigte und beantragte Tage stehen direkt über den eigenen Anträgen.
2Einen neuen Antrag beginnen
Über „Hinzufügen“ wird ein neuer Abwesenheitsantrag angelegt.
TIMEBOX
Arbeitszeit am Terminal buchen.
RFID-Tag vorhalten und die Zeitbuchung am Touchscreen bestätigen.
Zum StempelterminalPC-TERMINAL MIT RFID-LOGIN
Im persönlichen Portal arbeiten.
Per Chip anmelden und Anträge, Zeiten und offene Punkte im Webportal bearbeiten.
Die Abläufe ansehenDREI SITUATIONEN AUS DEM ALLTAG
Wenn etwas offen ist,
ist der nächste Schritt klar.
Ein vergessener Stempelvorgang und ein Urlaubsantrag brauchen unterschiedliche Schritte. Hier sehen Sie den jeweiligen Ablauf.
FALL 01
Eine Buchung wurde automatisch beendet.
Die automatische Prüfung kann zu lange offene Buchungen beenden und markieren. Die tatsächliche Arbeitszeit wird anschließend geklärt.
- 01
Offenen Punkt sehen
Die markierte Buchung erscheint unter „Meine offenen Punkte“. Zuständige Verantwortliche sehen entsprechende Hinweise für ihr Team.
- 02
Zum betroffenen Tag wechseln
Ein Klick auf den Eintrag führt zur passenden Buchung unter „Meine Zeiten“. Der betroffene Tag ist bereits ausgewählt.
- 03
Zeiten und Kommentar ergänzen
Tatsächlichen Beginn beziehungsweise tatsächliches Ende eintragen und einen eigenen Kommentar zur Korrektur ergänzen.
- 04
Korrektur prüfen lassen
Bei aktivierter Freigabe entscheidet ein berechtigter Zeit- oder Abrechnungs-Administrator. Nach der Übernahme ist der Korrekturvorgang abgeschlossen.
Der Kommentar gehört dazu: Eine automatisch beendete Buchung lässt sich nur mit einem eigenen Kommentar korrigieren. Ob Zeitänderungen eine Freigabe brauchen oder direkt übernommen werden, richtet sich nach der Einrichtung Ihrer Organisation.
FALL 02
Der Arbeitstag läuft, aber der Start fehlt.
Für einen vergessenen Arbeitsbeginn gibt es einen eigenen Nachtrag durch einen Zeit-Administrator.
- 01
Tatsächlichen Beginn klären
Den tatsächlichen Arbeitsbeginn und den Grund für den Nachtrag mit der zuständigen Person klären.
- 02
Einstempeln nachtragen
Ein Zeit-Administrator öffnet die Stundenliste des Mitarbeitenden und wählt „Einstempeln nachtragen“. Startzeit und Kommentar werden angegeben.
- 03
Mit offener Buchung weiterarbeiten
Der Nachtrag wird als offene Buchung ohne Endzeit übernommen. Beim späteren Ausstempeln kann diese Buchung regulär beendet werden.
Ist der Tag schon abgeschlossen? Dann wird eine vollständige Buchung mit Start und Ende nachgetragen. Dafür gilt der eingerichtete Freigabeablauf. Der offene Nachtrag setzt unter anderem voraus, dass keine weitere offene Buchung besteht und sich die Zeiten nicht überschneiden.
FALL 03
Urlaub direkt aus der Fertigung beantragen.
Der persönliche Portalzugang stellt die Urlaubsverwaltung auch am gemeinsam genutzten PC bereit.
- 01
Persönlich anmelden
RFID-Chip auflegen und im Portal „Meine Abwesenheiten“ öffnen. Dort sind Urlaubsanspruch, beantragte Tage und Resturlaub sichtbar.
- 02
Zeitraum beantragen
Die gewünschten Urlaubstage eintragen und den Antrag speichern. Der Vorgang steht zunächst als beantragt in der Anwendung.
- 03
Zuständige Person entscheidet
Der Antrag erscheint bei den entsprechend berechtigten Verantwortlichen unter „Zu genehmigen“. Dort wird er geprüft und bearbeitet.
- 04
Ergebnis im Portal einsehen
Mitarbeitende sehen den Status in ihrer Übersicht. Bearbeitete Anträge werden zusätzlich als Hinweis im Portal angezeigt, einschließlich einer hinterlegten Begründung.
Die Aufgabenübersicht führt direkt zum jeweiligen Antrag. So können Mitarbeitende den Stand ihres eigenen Vorgangs wiederfinden.
AUFGABEN AUS IHREN TATSÄCHLICHEN VORGÄNGEN
Offene Punkte.
An einem Ort.
Die Übersicht sammelt ausstehende Anträge, Zeitkorrekturen und automatisch beendete Buchungen. Die sichtbaren Bereiche richten sich nach der eigenen Rolle.
Meine offenen Punkte
Eigene Urlaubsanträge, eingereichte Zeitänderungen und automatisch beendete Buchungen. Jeder Eintrag führt zum dazugehörigen Antrag oder Tag.
Zu genehmigen
Ausstehende Vorgänge anderer Mitarbeitender, für die die eigene Rolle Entscheidungen treffen darf. Urlaub und Zeitkorrekturen haben dabei unterschiedliche Berechtigungen.
Automatisch ausgestempelt
Markierte Buchungen aus dem eigenen Verantwortungsbereich, solange noch kein Änderungswunsch vorliegt. Ein eingereichter Korrekturwunsch wechselt in den passenden Antragsablauf.
DIE ENTSCHEIDUNG KOMMT ZURÜCK
Ein Antrag hat
auch ein Ergebnis.
Genehmigte oder abgelehnte Vorgänge werden im Portal als Neuigkeiten zu den eigenen Anträgen angezeigt.
RÜCKMELDUNG NACH DER BEARBEITUNG
Zeitänderung bearbeitetDas Ergebnis ist nachvollziehbar.
Der Hinweis zeigt die Entscheidung, den betroffenen Vorgang und die entscheidende Person. Eine hinterlegte Begründung wird ebenfalls angezeigt.
GUT ZU WISSEN
Fragen zum
gemeinsamen Terminal.
Welche Ausstattung wird benötigt?
Ein eingerichteter Windows-PC beziehungsweise ein Windows-Bedienterminal mit passendem RFID-Leser, der TimeTracker RFID-Login-App und Verbindung zum TimeTracker-System. Wir setzen MIFARE-kompatible Chips oder Karten ein – bei passender Kompatibilität auch aus einem bestehenden Schließsystem. Den geeigneten Aufbau stimmen wir mit Ihrem Betrieb ab.
Muss der Chip während der Nutzung auf dem Leser bleiben?
Ja. Der hier beschriebene Ablauf ist an den aufgelegten Chip gebunden. Beim Abnehmen schließt die App das Portalfenster und sendet die Beendigung der RFID-Sitzung an den Server.
Wird beim Anmelden auch automatisch gestempelt?
Die RFID-Anmeldung öffnet den persönlichen Portalzugang. Die Zeitbuchung ist ein eigener Vorgang und erfolgt an der TimeBox oder über die dafür eingerichtete Browserfunktion.
Was passiert mit einer eingereichten Zeitkorrektur?
Bei eingeschalteter Freigabe erscheint sie bei den entscheidungsberechtigten Administratoren. Bis zur Entscheidung ist sie als offener Änderungswunsch sichtbar. Genehmigte oder abgelehnte Anträge werden den Mitarbeitenden im Portal angezeigt.
Welche Aufgaben enthält die Übersicht?
Die Aufgabenübersicht entsteht aus den Vorgängen der Zeiterfassung: Abwesenheitsanträge, Zeitänderungswünsche und automatisch beendete Buchungen. Sie führt direkt zu deren Bearbeitung.
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Passt TimeTracker
zu Ihrem Betrieb?
Besprechen wir Ihre Anforderungen und den passenden Einstieg für Ihren Betrieb.